Что поможет автоматизировать процесс закупок для бизнеса

Зачем нужно автоматизировать закупки

Закупками в компании, как правило, занимается отдельный сотрудник — снабженец. Он выполняет сразу несколько задач: выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, оформляет заказы и синхронизирует закупки с планами компании.

В небольшом бизнесе, например маленькой кофейне или несетевом салоне красоты, предприниматели обычно не могут позволить себе нанять отдельного сотрудника, а делегируют задачи администратору или менеджеру.

Представители «Эвотора» считают, что по мере восстановления бизнеса первый показатель будет расти, а второй — падать. Однако сейчас важнее иметь оборотные средства, а не копить запасы. Как отметил директор сервиса оптовых закупок «На_полке» Алексей Ширяев, предприниматели начали рациональнее подходить к процессу, анализировать запросы покупателей и пополнять запасы наиболее популярными товарами.

Какие процессы можно автоматизировать

Выбор поставщика и общение с торговыми представителями

Магазин у дома в среднем посещают от пяти до 20 торговых представителей в неделю, в зависимости от типа и формата заведения, отмечает коммерческий директор «На_полке» Антон Никеров. А сервисы оптовых закупок объединяют десятки компаний, предлагающих товары или сырье для бизнеса.

После регистрации пользователь может увидеть сразу несколько предложений, выбрать наиболее подходящее и сэкономить время на приёмке товара. «Предприниматель выбирает компанию, которая сразу доставит всё необходимое. Таким образом, вместо пяти разных машин к нему приедет одна», — пояснил эксперт.

Сложнее с ресторанами. Часто повара предпочитают закупаться на обычных рынках, где повар может лично проверить качество. Кроме этого, маркетплейсы могут предоставить только ограниченный выбор товаров. «Многие шеф-повара не хотят соглашаться на другие варианты. Единственное решение, которое я вижу, — сделать покупку через сервис более выгодной, например снизить цену на продукт на 30 %. В таком случае управляющий или шеф-повар могут хотя бы попробовать закупиться на площадке», — рассказала Наталья из UnoDosTres.

Учёт товара и аналитика продаж

Здесь можно использовать программное обеспечение для складского учёта, которое интегрируется с онлайн-кассой, CRM-системой и онлайн-бухгалтерией. Такие программы заменяют ручной учёт, когда число проданного товара записывается в таблицах Excel или обычных документах.

ПО для складского учёта анализирует спрос на продукцию, остатки на складах, товарооборот и подсказывает, когда нужно заказать новую партию. Некоторые системы способны выбирать поставщиков и направлять заявки на товар автоматически.

Чтобы сэкономить на закупках для офиса, получите промокод на скидку 500 ₽ при заказе в СберМаркете от 2500 ₽. Предложение действует для новых бизнес-клиентов с 18 до 30 ноября 2021 года.

Документооборот

Заказчик и поставщик обмениваются несколькими видами документов:

• договор о поставке;
• счёт со списком товаров, суммой к оплате и реквизитами поставщика;
• кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности, подтверждающие оплату;
• накладная, которую поставщик выдаёт после отгрузки товара;
• акт по итогам выполнения работ, который подписывают после завершения процесса закупки;
• счёт-фактура, по которому ИП и юрлица на общей системе налогообложения могут вернуть НДС.

По данным «Эвотора», на пересылку бумаг уходит от одного до пяти рабочих дней. Процесс растягивается из-за количества участников: в нём задействованы торговый представитель, заказчик, бухгалтеры и т. д. Все документы распечатываются и направляются сторонам по почте, объясняет Алексей Ширяев.

С помощью сервисов электронного документооборота (ЭДО) бумаги можно подготовить в цифровом виде и тут же отправить контрагенту. В этом случае процесс сокращается до одного рабочего дня и закупка происходит быстрее.

При переходе на ЭДО для организации закупок учитывайте несколько параметров:

• тариф, который может зависеть от количества документов;
• наличие роуминга при обмене с другими сервисами;
• наличие платы за входящие документы.

Оплата поставки

Чтобы оплатить товар, покупателю нужно получить счёт, а затем перевести деньги на расчётный счёт поставщика. После этого продавец отправляет товар заказчику. Сэкономить время и ускорить процесс закупки помогут инструменты, для использования которых не нужны платёжные бумаги. Например, бизнес-карты, привязанные к расчётному счёту юрлица или ИП. «Мы планируем ввести такую функцию: человек проверяет закрывающие документы и расплачивается бизнес-картой. Мы со своей стороны обеспечиваем безопасность сделки», — рассказал Ширяев из сервиса «На_полке».

Что пока нельзя автоматизировать

По словам экспертов, c которыми пообщалась редакция «Сбер Бизнес Live», автоматизировать пока нельзя закупочные процессы, связанные с контролем качества:

1. Отбор товара. Часто он основан на субъективных критериях: вкус, внешний вид.
2. Приём товара. Пока проверить поставку и обнаружить брак может только специалист.
3. Оценка репутации потенциального поставщика.

Если система, которую компания использует для закупок, видит два одинаковых предложения, она делает рандомный выбор, при этом может предложить поставщика с плохой репутацией, который постоянно задерживает партии или привозит бракованный товар. Чтобы избежать этого, ответственному за закупку сотруднику нужно самостоятельно изучить отзывы других клиентов.