26 октября 2020Технологии

Что поможет автоматизировать процесс закупок для бизнеса

Поделиться:

984
  • Варвара Селизарова
Что поможет автоматизировать процесс закупок для бизнеса

После карантина предприниматели изменили характер закупок: объёмы партий снизились, а частота заказов увеличилась. Что поможет проводить этот процесс быстрее и не тратить лишнее время сотрудников? Редакция «Сбер Бизнес Live» вместе с экспертами изучила, как упростить процесс закупок для малого бизнеса и каких функций предпринимателям пока не хватает.

Зачем нужно автоматизировать закупки

Закупками в компании, как правило, занимается отдельный сотрудник — снабженец. Он выполняет сразу несколько задач: выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, оформляет заказы и синхронизирует закупки с планами компании.


В небольшом бизнесе, например маленькой кофейне или несетевом салоне красоты, предприниматели обычно не могут позволить себе нанять отдельного сотрудника, а делегируют задачи администратору или менеджеру.

Закупка вручную может привести к тому, что сотрудник сделает заказ позже нужного времени или неверно рассчитывает объём поставки. Как следствие, из-за переизбытка материалов бизнес замораживает деньги на складе или сталкивается с дефицитом и не может удовлетворить интересы клиентов и покупателей. А это напрямую влияет на выручку.

По словам представителей аналитического центра «Эвотор», после карантина предприниматели массово сократили бюджеты на закупки и перестали приобретать товары впрок. Поэтому размер среднего чека снизился, а частота покупок увеличилась.

Закупка вручную может привести к тому, что сотрудник сделает заказ позже нужного времени или неверно рассчитывает объём поставки. Как следствие, из-за переизбытка материалов бизнес замораживает деньги на складе или сталкивается с дефицитом и не может удовлетворить интересы клиентов и покупателей. А это напрямую влияет на выручку.

По словам представителей аналитического центра «Эвотор», после карантина предприниматели массово сократили бюджеты на закупки и перестали приобретать товары впрок. Поэтому размер среднего чека снизился, а частота покупок увеличилась.

Представители «Эвотора» считают, что по мере восстановления бизнеса первый показатель будет расти, а второй — падать. Однако сейчас важнее иметь оборотные средства, а не копить запасы. Как отметил директор сервиса оптовых закупок «На_полке» Алексей Ширяев, предприниматели начали рациональнее подходить к процессу, анализировать запросы покупателей и пополнять запасы наиболее популярными товарами.

Какие процессы можно автоматизировать

Выбор поставщика и общение с торговыми представителями

Магазин у дома в среднем посещают от пяти до 20 торговых представителей в неделю, в зависимости от типа и формата заведения, отмечает коммерческий директор «На_полке» Антон Никеров. А сервисы оптовых закупок объединяют десятки компаний, предлагающих товары или сырье для бизнеса.

После регистрации пользователь может увидеть сразу несколько предложений, выбрать наиболее подходящее и сэкономить время на приёмке товара. «Предприниматель выбирает компанию, которая сразу доставит всё необходимое. Таким образом, вместо пяти разных машин к нему приедет одна», — пояснил эксперт.

Сложнее с ресторанами. Часто повара предпочитают закупаться на обычных рынках, где повар может лично проверить качество. Кроме этого, маркетплейсы могут предоставить только ограниченный выбор товаров. «Многие шеф-повара не хотят соглашаться на другие варианты. Единственное решение, которое я вижу, — сделать покупку через сервис более выгодной, например снизить цену на продукт на 30 %. В таком случае управляющий или шеф-повар могут хотя бы попробовать закупиться на площадке», — рассказала Наталья из UnoDosTres.

Учёт товара и аналитика продаж

Здесь можно использовать программное обеспечение для складского учёта, которое интегрируется с онлайн-кассой, CRM-системой и онлайн-бухгалтерией. Такие программы заменяют ручной учёт, когда число проданного товара записывается в таблицах Excel или обычных документах.

ПО для складского учёта анализирует спрос на продукцию, остатки на складах, товарооборот и подсказывает, когда нужно заказать новую партию. Некоторые системы способны выбирать поставщиков и направлять заявки на товар автоматически.

Автоматизированный учёт запасов позволяет сэкономить до 5–7 % выручки, утверждает основательница сервиса автоматизации для салона красоты Екатерина Курбатова. Подобные программы решают и другие проблемы, например предприниматель сможет точно рассчитать себестоимость и рентабельность услуг.

По подсчётам партнёра в товариществе рестораторов UnoDosTres Натальи Милеенковой, автоматизированный учёт позволяет экономить время бухгалтера, который вводит товарные накладные в программу для ведения бухучёта. «У него высвобождается 40 % времени, которое можно потратить на другие задачи. В Москве такой специалист получает от 30–40 тыс. рублей, а в регионах — 20–25 тыс. рублей», — пояснила эксперт.

Автоматизированный учёт запасов позволяет сэкономить до 5–7 % выручки, утверждает основательница сервиса автоматизации для салона красоты Екатерина Курбатова. Подобные программы решают и другие проблемы, например предприниматель сможет точно рассчитать себестоимость и рентабельность услуг.

По подсчётам партнёра в товариществе рестораторов UnoDosTres Натальи Милеенковой, автоматизированный учёт позволяет экономить время бухгалтера, который вводит товарные накладные в программу для ведения бухучёта. «У него высвобождается 40 % времени, которое можно потратить на другие задачи. В Москве такой специалист получает от 30–40 тыс. рублей, а в регионах — 20–25 тыс. рублей», — пояснила эксперт.

«У нас процесс выстроен так: мастер сообщает администратору, сколько миллиграммов краски или оксида ушло на окрашивание. Тот вбивает данные в программу, и использованное количество сырья автоматически списывается со склада», — рассказала управляющая салона Nail Sunny в Москве-Сити Венера Ахметова.

Всего сеть объединяет 12 точек в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Лос-Анджелесе. По словам Ахметовой, салон почти всегда заказывает одно и то же количество материалов, потому что администратор хорошо понимает объём расходов. Партия может корректироваться в зависимости от загрузки в конкретную неделю.

Документооборот

Заказчик и поставщик обмениваются несколькими видами документов:

  • договор о поставке;
  • счёт со списком товаров, суммой к оплате и реквизитами поставщика;
  • кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности, подтверждающие оплату;
  • накладная, которую поставщик выдаёт после отгрузки товара;
  • акт по итогам выполнения работ, который подписывают после завершения процесса закупки;
  • счёт-фактура, по которому ИП и юрлица на общей системе налогообложения могут вернуть НДС.

По данным «Эвотора», на пересылку бумаг уходит от одного до пяти рабочих дней. Процесс растягивается из-за количества участников: в нём задействованы торговый представитель, заказчик, бухгалтеры и т. д. Все документы распечатываются и направляются сторонам по почте, объясняет Алексей Ширяев.

С помощью сервисов электронного документооборота (ЭДО) бумаги можно подготовить в цифровом виде и тут же отправить контрагенту. В этом случае процесс сокращается до одного рабочего дня и закупка происходит быстрее.

При переходе на ЭДО для организации закупок учитывайте несколько параметров:

  • тариф, который может зависеть от количества документов;
  • наличие роуминга при обмене с другими сервисами;
  • наличие платы за входящие документы.

Оплата поставки

Чтобы оплатить товар, покупателю нужно получить счёт, а затем перевести деньги на расчётный счёт поставщика. После этого продавец отправляет товар заказчику. Сэкономить время и ускорить процесс закупки помогут инструменты, для использования которых не нужны платёжные бумаги. Например, бизнес-карты, привязанные к расчётному счёту юрлица или ИП. «Мы планируем ввести такую функцию: человек проверяет закрывающие документы и расплачивается бизнес-картой. Мы со своей стороны обеспечиваем безопасность сделки», — рассказал Ширяев из сервиса «На_полке».

Что пока нельзя автоматизировать

По словам экспертов, c которыми пообщалась редакция «Сбер Бизнес Live», автоматизировать пока нельзя закупочные процессы, связанные с контролем качества:

  1. Отбор товара. Часто он основан на субъективных критериях: вкус, внешний вид.
  2. Приём товара. Пока проверить поставку и обнаружить брак может только специалист.
  3. Оценка репутации потенциального поставщика.

Если система, которую компания использует для закупок, видит два одинаковых предложения, она делает рандомный выбор, при этом может предложить поставщика с плохой репутацией, который постоянно задерживает партии или привозит бракованный товар. Чтобы избежать этого, ответственному за закупку сотруднику нужно самостоятельно изучить отзывы других клиентов.

Теги:
  • Услуги
  • Кафе и рестораны

Поделиться:

Главное про бизнес

Рассылка о бизнесе

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы быть в курсе самого важного! По воскресеньям мы отправляем ёмкий пересказ самых интересных публикаций о начинающих предпринимателях.

Рассылка о бизнесе

Рекомендации

    Главное

      2020 ПАО Сбербанк. 117 997, Россия, Москва, ул. Вавилова, д. 19
      0321 — Бесплатно с мобильных телефонов в России для клиента Билайн, Мегафон, МТС, СберМобайл, Tele 2, Yota
      8 800 5555 777 — Бесплатно с городских телефонов на территории России
      +7 495 6655 777 — Звонки из-за рубежа (оплата согласно тарифу)
      Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.
      Замок

      Мы используем файлы cookie

      Это поможет нам улучшить работу сайта. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с нашей политикой использования cookie.