Праздник не для всех: оформляем и оплачиваем работу сотрудников на новогодних праздниках

С точки зрения права

Прежде всего, разберемся, что по этому поводу говорит законодательство. Согласно статье 112 ТК РФ («Нерабочие праздничные дни»), дни с 1 по 8 января являются новогодними каникулами. Согласно статье 157 ТК РФ, труд в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере, а точнее:

• сдельщикам — по двойным сдельным расценкам;
• работникам с оплатой по дням или часам — по двойным дневным или часовым тарифным ставкам;
• работникам на окладе — сверх месячной нормы рабочего времени по двойной часовой (дневной) ставке плюсом к окладу за каждый час (день), в пределах нормы — минимум одинарная ставка сверх оклада.

Разберемся в вопросе оплаты подробнее.

Сотрудник на окладе

У работников есть месячная норма отработанных часов, которая закреплена в документах, например в трудовом договоре. Для оплаты выходных или праздничных дней в этом случае можно использовать две схемы:

• оплата по часовой ставке,
• оплата по дневной ставке.

Все зависит от того, отработал ли ваш сотрудник весь день или он трудился всего несколько часов. Помните, что когда начнете считать выплаты сотрудникам, которые работали на праздниках, нужно учесть, сколько они переработали. Весь вопрос — выработал сотрудник свою месячную норму или нет. Если выработал (то есть отработал четко положенное количество дней и часов), то он получит только одну ставку сверх оклада; если работая на праздниках, он превысил свою норму, то тогда сверху начисляются две ставки.

Если сотрудник отработал полный рабочий день на выходных, то нужно оплатить дневную ставку по формуле:

Дневная ставка = (Оклад работника + Стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки) / Месячная норма рабочего времени

Доплата в новогодние праздники = ставка х2.

Если сотрудник проработал не весь день, то оплатить почасовую ставку нужно по формуле:

Часовая ставка = (Оклад работника + Стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки) / Количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается доплата

Получается, выплатить придется двойную почасовую ставку за те часы, которые отработал подчиненный.

Очень важно помнить, что сотрудник на окладе имеет возможность выбора. За свою работу в один из праздничных дней он может либо взять или двойной оклад, или отгул. Если человек выбрал отгул, то тогда работа в праздничный день оплачивается ему как в самый обычный день — по одинарной ставке. Зато потом он имеет право взять выходной в любой рабочий день без потери в зарплате. Работодателю стоит сообщить о такой возможности сотруднику, так как это может снизить объем выплат в новогодние праздники.

Сотрудник на сдельной оплате

Сотрудник на сдельной оплате ― тот, кто работает за вознаграждение, то есть выполнил свою работу, а затем получил оплату по факту. С такими сотрудниками все гораздо проще — цена за их труд увеличивается ровно вдвое:

Оплата за нерабочий праздничный день = Сдельная расценка × Количество произведенной продукции × 2

Рассмотрим на примере. Допустим, маляр красит стены в офисе. Он был вынужден выйти на работу 5 января (официально выходной день). Обычно вы платили ему 1000 руб. за одну комнату, следовательно, если он покрасил стены в двух комнатах, то в обычный день он должен был получить 2000 руб. Но так как он работал 5 января, то ему придется заплатить не 2000, а 4000 руб.

Сотрудник со сменным графиком

Если сотрудник трудится посменно, то его рабочие дни по графику, попадающие на новогодние праздники, нужно оплатить в двойном размере, а попадающие на выходные — в стандартном. Сменщики с почасовой оплатой, у которых часть смены выпадает на праздничный период, а часть — нет, получают оплату в двойном размере только за часы работы в праздничный день. Это касается смен с 31 декабря на 1 января.

Таким образом, говоря о новогодних каникулах: они тоже оплачиваются в двойном размере.

Оплата новогодней ночи

В эту праздничную ночь работникам положены сразу две доплаты: за работу в праздники (ст. 153 ТК РФ) и за работу ночью (ст. 149, 154 ТК РФ).

То есть выплатить нужно обычную ставку + две эти доплаты.

Как оформить работу в новогодние праздники

Важно помнить, что далеко не всех сотрудников можно спокойно отправить на работу в праздники, даже если предприятие готово платить им по двойному тарифу. Для разных сфер действуют разные варианты вывода сотрудников в праздники. В целом же все сводится к четырем:

• сотрудник работает по своему обычному графику в праздники;
• сотрудника можно вывести на работу, но для этого надо написать нормативный акт;
• сотрудник может работать, только дав письменное согласие и имея на то уважительную причину;
• сотруднику запрещено работать в праздники.

Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Сотрудник работает по своему обычному графику в праздники

Он относится только к работникам особо важных профессий. В таком режиме трудятся врачи, рабочие на заводах непрерывного цикла, сотрудники экстренных и чрезвычайных служб, а также те, кто работает в сфере ЖКХ, городского хозяйства, торговли и общественного питания. Их трудовые контракты, как правило, прямо прописывают работу в праздничные дни.

Сотрудника можно вывести на работу, но для этого надо написать нормативный акт

Это правило распространяется на творческие профессии. Перечень таких творческих профессий утвержден правительством. Если актер играет на новогодних представлениях, то фирма, где он работает, должна составить специальный акт, приказ или коллективный договор. Иначе актер будет иметь право не выйти на работу.

Сотрудник может работать, только дав письменное согласие и имея на то уважительную причину

В эту группу попадают все остальные работники, не относящиеся к первым двум категориям. Обратите внимание, что письменное согласие может быть оформлено в различных формах. Это может быть и отдельное заявление, а также роспись и расшифровка ФИО под приказом компании о выводе на работу ряда сотрудников в новогодние праздники. Приказ в этом случае надо написать обязательно. Причем в нем надо установить график и время работы, а также обосновать причину, почему это нужно. Например, необходимость закончить важный проект или выполнение крупного и срочного заказа.

Помните, что есть еще сотрудники, которые должны подписать уведомление, что они могли отказаться от работы в праздники, но решили работать. Пишется такой документ в произвольной форме. Подписывать его нужно родителям-одиночкам детей до 14 лет, матерям детей до 3 лет, людям, ухаживающим за больным родственником, родителям, которые имеют ребенка до 14 лет, если один из них работает вахтовым методом, и многодетным родителям несовершеннолетних детей.

Что делать с сотрудниками в отпуске, командировке и на больничном

Представим три нестандартные ситуации. Работник уехал в командировку на праздники, заболел и ушел в отпуск. Это не самые частые случаи, однако иногда предприниматели сталкиваются и с ними.

Сотрудник на больничном

Тут нет никаких сюрпризов. Компания платит больничные в праздники, как во все остальные дни года. Ваш работник заболел с 1 по 8 января, тогда вы платите за три первых дня, дальше платит Социальный фонд России. Ничего необычного.

Сотрудник в отпуске

Часть или даже весь отпуск пришелся на Новый год — такое бывает. В этом случае количество совпавших дней присоединяется к концу отпуска — человек отдыхает больше, но дополнительных отпускных он не получает.

Сотрудник в командировке

Совсем не частая ситуация. Весь вопрос, что там человек делал. Если он отдыхал там и дал на это согласие, то никаких выплат человеку не положено. А вот если сотрудник работал в командировке все праздники, то каждый день должен быть оплачен в двойном размере. Причем суточные сотруднику надо будет платить вне зависимости от того, работал он там или отдыхал. Если человек находится в командировке, то он получает суточные.

Сотрудник с зарплатой 80 тыс. руб. был в командировке с 2 по 8 января и все время работал. В локальном нормативном акте компании указано, что суточные — 700 руб. в день.

Пример расчета

Представим ситуацию. Человек с окладом в 100 тыс. руб. уехал в командировку с 1 по 7 января. Причем он там работал, а суточные выплаты в его компании, согласно внутренним документам, составляют 700 руб. В январе 17 рабочих дней, значит, ставка за день в случае этого работника составит 5882 руб. В командировке он провел семь дней, значит, за них он получит 82 353 руб. (5882 × 7 × 2) и 4900 руб. суточных (700 × 7). Итоговая выплата за январь составит 187 252 руб. Для работодателя командировки в новогодние дни — дело крайне затратное.

Когда платить деньги

Во многих организациях выплата зарплаты происходит в начале месяца, но в январе в эти дни выходные. Что делать в этом случае?

По статье 136 Трудового кодекса РФ при совпадении дня выплаты с праздничным днем выплата производится накануне этого дня.

Значит, организация должна рассчитаться со своими работниками за декабрь до 29.12.2023 включительно.

НДФЛ за начисления с 23 по 31 декабря надо перечислить до последнего рабочего дня в году (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ). Важно не забыть предварительно подать уведомление об исчисленном подоходном налоге за период с 23 по 31 декабря. Это надо сделать также не позднее последнего рабочего дня года.

Штраф за нарушение правил

Если компания или ИП нарушила правила оплаты в новогодние праздники и об этом стало известно контролирующим органам, то юрлицо может быть привлечено к административной ответственности.

• ИП и малый бизнес — от 1 до 5 тыс. руб.;
• средние и крупные компании — от 30 до 50 тыс. руб.

Руководитель ООО может получить штраф от 10 до 30 тыс. руб.