Передать спокойствие на расстоянии: как предприниматели поддерживают сотрудников на удалёнке

Опытом делятся:

Отмечать успехи и делиться личным: опыт Анастасии Дембовской

Онлайн-студия йоги для лица FaceStudio — семейный бизнес с командой из 6 человек. Анастасия создала проект вместе с матерью и тётей, причём все три основательницы живут в разных городах и странах: Анастасия — в Лондоне, мама — в Минске, тётя — в Москве.

Занятия партнёры ведут сами, плюс в команде есть три наёмных сотрудника. Ещё ни разу коллектив не встречался офлайн в полном составе. В этом, возможно, есть и плюсы, рассуждает Анастасия: команда, изначально собранная онлайн, лучше настроена на удалённую работу.

Основной инструмент рабочей коммуникации — Telegram-чаты. «Поскольку половина команды — родственники, мы общаемся в семейном чате. Стараемся, чтобы весь коллектив чувствовал себя включённым и не обсуждаем при сотрудниках личные вопросы», — рассказывает предпринимательница.

Также команда проводит встречи по видеосвязи. Раз в неделю — планёрка для обсуждения ключевых вопросов по маркетингу и управлению, отдельно — собрания по созданию контекстной рекламы. «Важна регулярность таких встреч и обязательный small talk в начале. Говорим про что-то личное — как прошёл день, удачной ли была поездка и так далее», — отмечает Анастасия. В дополнение к этому она проводит онлайн-встречи один на один с каждым сотрудником.

При онлайн-общении важно соблюдать границы рабочего времени и договорённости: «Мы заранее установили скорость ответа на сообщения — хотя бы раз в 12 часов. На практике выходит быстрее. При этом мы уважаем выходные друг друга — помечаем их в календаре и не ожидаем ответа в этот день».

Также, уверена Анастасия, полезно замечать все успехи команды: «Во время встреч мы обсуждаем каждое, даже небольшое достижение». Например, как много клиентов пришло в чат, упоминания в соцсетях и свежие позитивные отзывы, которые сами по себе — отличные мотиваторы. «Неудачи мы тоже проговариваем и воспринимаем их как опыт, который научил нас чему-то новому», — отмечает предпринимательница.

Встречаться офлайн по максимуму: опыт Максима Калюжного

В онлайн-сервисе консультаций с психотерапевтами «Ясно» работает 63 сотрудника — все на удалёнке, говорит совладелец компании Максим Калюжный. Команда занимается разработкой продукта, маркетингом, дизайном, B2B, финансами. Психологи в это число не входят. Централизованного офиса нет: половина команды живёт в Москве, остальные — в разных городах и странах.

В текущей ситуации главное — дать возможность сотрудникам позаботиться о себе, говорит Максим: «Важно не “упарываться”, работать в нормированном графике и не пытаться спешно сделать все дела, которые неизбежно навалились. Если нет сил, не работается, лучше перестать это делать: взять перерыв на несколько часов или целый день. Это я и транслирую сотрудникам».

Стратегия экстренной мобилизации не сработает, считает Максим, поскольку сейчас идёт длительная череда изменений.

«Как руководитель, я сейчас больше и чаще спрашиваю у сотрудников, как они себя чувствуют, как у них дела, внимательнее отношусь к их состоянию», — добавляет предприниматель.

Основные рекомендации, которая компания даёт сотрудникам: больше спать, хорошо питаться, гулять, отвлекаться от работы и новостей, заниматься спортом и другими телесными практиками. «Всё это необходимо, чтобы оберегать своё работоспособное состояние. Мы в компании также ввели дополнительную компенсацию психологической поддержки: раньше мы предлагали персоналу одну бесплатную сессию с психологом в неделю, сейчас — две», — рассказывает Максим.

Кроме того, «Ясно» делает акцент на общекомандные встречи офлайн, которые для компании всегда были в приоритете. Сотрудники собираются в арендованных коворкингах Москвы раз в месяц — там коллеги знакомятся, могут почувствовать плечо друг друга и успокоиться. Те, кто находится далеко, присоединяются по зуму.

«У нас нет постоянной потребности в офисе, поскольку изначально все работают онлайн. С другой стороны, есть потребность в совместных брейнштормах и живых обсуждениях — так работается лучше», — объясняет Максим. И добавляет, что офис, возможно, всё же появится — как точка сбора команд.

Подавать личный пример и искать точки соприкосновения: опыт Сергея Елина

В аудиторско-консалтинговой группе АИП работают около 100 человек, из них 60% — на удалёнке. Перевести на неё всех не позволяет специфика работы компании: сотрудники должны встречаться с клиентами в Москве.

Кроме того, по мере частичного перехода на дистанционный формат во время пандемии руководители заметили, что не все работники эффективно выполняют задачи вне офиса. «Мы поняли, что удалённая работа больше подходит высококвалифицированным работникам, таким как начальники юридических отделов, аудиторы. Менеджеров же приходится больше контролировать, а рядовым юристам привычнее находиться в офисе. Поэтому мы предпочитаем комбинированный формат», — рассказывает Сергей.

И добавляет, что объединять коллектив проще вживую, поэтому в компании 1–2 раза в год устраивают офлайн-корпоративы.

«Сейчас мы объясняем, как важна повышенная ответственность каждого члена команды, — говорит предприниматель. — Времена непростые, поэтому надо мобилизоваться и работать. В том числе более чётко следить за оплатами и фиксациями договорённостей с клиентами: в платежах могут возникать сбои, и кто-то может злоупотреблять ситуацией».

Поддерживать спокойствие коллектива лучше всего личным примером, считает Сергей: «Сотрудники видят, что я нахожусь в России, в строю, не паникую. Мы ищем новые продукты для клиентов, направленные на антикризисные меры, обход санкций. Такая проактивная и позитивная позиция руководства лучше всего успокаивает команду».

Третья мера, которую принял Сергей, — индексация зарплат ключевых сотрудников в соответствии с инфляцией.

Опыт в сплочении команды у компании большой: за 22 года работы опробовали множество семинаров, тимбилдингов и других подходов. Один из самых эффективных проектов назывался «сквозная карта». «Главная задача — найти точки соприкосновения между людьми, — вспоминает предприниматель. Искали такие точки в мечтах, тревогах и планах. — Мы провели опрос: какие у человека глобальные стремления, к чему он хочет прийти через 5–10 лет. Что его беспокоит и какие варианты решений он видит. После этого сотрудники обсуждали свои мысли, чтобы лучше понимать друг друга, синхронизироваться. В итоге люди раскрылись, и это помогло выстроить новый уровень взаимопонимания в коллективе».

Такие мероприятия дают встряску и заряжают, но эффект не вечный, предупреждает Сергей. И советует совмещать проекты по сплочению коллектива с внедрением новых процессов в работе компании.

А вот найти сотрудника, который бы отвечал за единение коллектива, пока не получилось: «HR-менеджер обычно не понимает тонких материй. А если понимает, то не занимается кадровым учётом», — сетует Сергей. Затраты на содержание директора по персоналу пока кажутся неоправданно высокими, поэтому сейчас о здоровых отношениях в коллективе заботятся руководители отделов.

"На обложке Татьяна Дембовская, совладелец Face Studio. Фото предоставлено предпринимательницей