Что важно знать об онлайн-кассах: 7 главных вопросов

Онлайн-касса, или контрольно-кассовая техника (ККТ) — это кассовый аппарат нового образца. Такие аппараты оснащены специальными запоминающими устройствами (фискальными накопителями) и работают через интернет.

Для регистрации онлайн-кассы, в отличие от обычной, предпринимателю не обязательно идти в налоговую службу. Это можно сделать на сайте nalog.ru, предварительно заполнив заявление и прикрепив его скан в личном кабинете.

Налоговая служба получает все данные о доходах и расходах компании в онлайне через посредника — оператора фискальных данных (ОФД), что избавляет предпринимателя от частых проверок ФНС. Ранее владельцы кассовых аппаратов передавали отчёты непосредственно в налоговую.

Покупатель, приобретая что-либо через интернет, получает электронный чек на электронную почту. При расчётах в оффлайне ему выдают бумажный чек, а электронный могут прислать по просьбе.

Бессрочно устанавливать онлайн-кассы не должны несколько видов деятельности, среди них: кредитные и страховые организации, предприниматели, которые продают билеты в государственные или муниципальные театры, получают доход со сдачи в аренду принадлежащим им жилых помещений в многоквартирных домах, оказывают образовательные услуги, ремонтируют обувь, торгуют в киосках печати, где доля продажи газет и журналов составляет не менее 50 % товарооборота. Кроме того, онлайн-кассы могут не устанавливать самозанятые.

Если предприятие проводит расчёты без ККТ, то за первое нарушение получает штраф от 75 до 100 % суммы расчёта, но не менее 30 тысяч рублей. Должностное лицо и предприниматель будут оштрафованы на 25–50 % от суммы расчёта, минимум на 10 тысяч рублей.

При повторном нарушении, если сумма расчётов превысила один миллион рублей, деятельность организации и ИП будет приостановлена на 90 суток, а должностное лицо будет дисквалифицировано, то есть не сможет занимать руководящие должности и вести предпринимательскую деятельность на срок от года до двух лет.

1. Простая подпись: логин и пароль, которые подтверждают, что сообщение отправлено конкретным лицом. Этот вариант можно использовать для подписания документов, если стороны договорились, что простой ЭП достаточно.
2. Усиленная неквалифицированная, она позволяет не только идентифицировать отправителя, но и подтвердить, что с момента подписания документ не изменяли. Неквалифицированная ЭП используется в документообороте между контрагентами.
3. Усиленная квалифицированная подпись, она должна быть подтверждена сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и всегда приравнивается к «живой» подписи на бумажном документе.

Именно третий вид ЭП используют для подписания документов в ФНС при регистрации и перерегистрации онлайн-касс, передаче фискальных данных в налоговую и обмене данных с ней же.

К заявке нужно прикрепить сканы документов, которые подтвердят указанные в заявке данные налогоплательщика.

Стоимость электронной подписи и срок её службы каждый центр определяет самостоятельно.

Все предприятия, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны иметь онлайн-кассы с фискальным накопителем и самостоятельно отвечать за его замену, связанную с истечением срока годности, техническими сбоями, нехваткой памяти или сменой собственника ККТ.

Технические требования к фискальному накопителю, например наличие энергонезависимого таймера и опломбированного корпуса, указаны в ФЗ-54. Срок действия ФН, прописанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия. Когда срок службы ФН заканчивается, блокируется память устройства, из-за этого чеки не будут пробиваться, а налоговая сочтёт, что предприятие работает без ККТ и назначит санкции.

Работать без ФН онлайн-касса может, но только в течение 30 дней, в автономном режиме, без фискального реквизита и без передачи данных в ОФД. Если за 30 дней накопитель не будет переустановлён, придётся платить штраф: ИП — от 1500 до 3000 рублей, ООО — от 5000 до 10 000 рублей.

Передачу зашифрованных фискальных данных из онлайн-кассы предприятия в налоговую инспекцию обеспечивает оператор фискальных данных. Все пользователи ККТ обязаны заключить договор с ОФД.

Электронные фискальные документы пользователя онлайн-кассы ОФД обрабатывает, сохраняет без возможности внести в них изменения и передаёт в ФНС. Предприниматель не может самостоятельно, минуя ОФД, передавать данные в налоговую. Список операторов во всех регионах России есть на сайте nalog.ru.