Чек-лист: готова ли ваша компания полностью отказаться от офиса?

Мы тестировали удалённый формат работы в апреле и мае: тогда нам в два раза уменьшили арендную плату в связи с пандемией. Летом мы снова начали платить полную ставку, но к августу поняли, что это невыгодно — в офис регулярно ходили три человека из 15. Кто-то во время карантина вообще переехал в другой город. В итоге мы отказались от офиса — и с октября перешли на полную удалёнку.

Бизнес спокойно это пережил: система хранения файлов и всё, что нам необходимо, уже было онлайн. На перестройку рабочих процессов ушла неделя: сотрудники выбирали комфортный формат работы из нескольких вариантов. В итоге большая часть людей трудится из дома: тем, у кого не было рабочего места, мы купили столы, стулья, наушники. Четверым, в том числе мне, арендовали места в коворкингах.

Есть общая платформа для коммуникации

Выберите единый канал для общения команды. Не так важно, что это будет — Zoom, Teams или Telegram. Главное, для любых коммуникаций использовать один и тот же мессенджер, иначе будет хаос.

Вы готовы снять коворкинг

Кому-то из сотрудников некомфортно работать дома. Таким людям нужно снять коворкинг или доплачивать, к примеру, 15 000 рублей в месяц на аренду жилья побольше, где можно оборудовать удобное пространство для работы.

Мы снимаем четыре места в коворкинге, а остальные 16 человек работают из дома. На аренду офиса, уборку, покупку канцелярских товаров уходило 230 000 рублей в месяц — коворкинг обходится в 60 000.

Возможность получать почту на один адрес

Для клиентов и поставщиков, которые не готовы пользоваться электронным документооборотом, мы наладили приём и отправку корреспонденции прямо в коворкинге: удобно, когда у компании есть единый почтовый адрес.

Мы определили два дня в неделю, когда человек, работающий в коворкинге, подписывает и отправляет документы. Он оставляет корреспонденцию на ресепшене, откуда всё забирает курьер. По Москве услуга стоит 300–500 рублей за отправление. Если нужно получить почту, на том же ресепшене у нас есть корреспондентский ящик.

Вы готовы перевезти офисную мебель и технику на склад

Для временного хранения ненужных офисных вещей мы арендовали бокс на шесть квадратных метров. Он стоит 6 000 рублей в месяц.

У сотрудников есть быстрый Wi-Fi и техника для работы из дома

А если чего-то не хватает — это нужно докупить за счёт компании. Например, человеку, который проводит вебинары, понадобится хорошая камера. Если он много общается голосом — микрофон, наушники и софт, который блокирует внешние звуки. Мы используем программу Krisp: она убирает все шумы, когда вы разговариваете, такие как сигнализация машины, плач ребёнка, лай собаки или ремонт у соседей.

Если домашний интернет слабый, доплатите за более стабильный. Также мы оплачиваем работникам мобильный телефон с интернетом, выбрали безлимитный тариф по России. Это удобно, если домашний интернет «отваливается»: можно раздать его со смартфона — и продолжать работать.

Компьютеры сотрудников защищены

У наших сотрудников стоят антивирусы и программа для удалённого доступа. Благодаря ей IT-специалист может в любой момент зайти в компьютер работника и исправить проблему.

Возможность по максимуму перейти на электронный документооборот

Это может быть Диадок или электронный документооборот Сбера. Перенесите туда файлы, которыми обмениваетесь внутри компании, и первичный документооборот с контрагентами — акты, счета, договоры. Скорее всего, полностью перейти в онлайн не получится. Так, часть наших клиентов продолжает работать с бумажными оригиналами. В основном это крупные компании.

Вы знаете, как сохранить боевой дух команды

У нас руководители трёх основных отделов созваниваются ежедневно — утром, чтобы скорректировать планы на день, и вечером, чтобы уточнить, что получилось, а что нет, и какие есть сложности. Также отделы между собой созваниваются каждую неделю — и в течение часа планируют дела на ближайшее будущее. Дважды в неделю мы проводим общие созвоны «обо всём и ни о чём», где делимся не только рабочими новостями, но и говорим о жизни. Общение помогает бороться с одиночеством. А ещё так сотрудники чувствуют, что мы — одна команда. Конечно, не хватает очного общения — для этого ждём окончания пандемии.

Автор: Юлия Репринцева