Начиная работать с закупками, предприниматели чаще всего ошибаются из-за невнимательности или по незнанию. Они рискуют потратить время, силы, а иногда и деньги впустую.

Собрали распространенные промахи новичков в закупках и советы, которые помогут снизить риски и меньше ошибаться.

Ошибка 1. Начинать работать с тендерами без нужных знаний

Разобраться в теме закупок можно самостоятельно. Главное — сделать это заранее, а не пытаться вникнуть в детали «в процессе». Нюансов много, и есть риск не учесть важные обстоятельства по ходу дела.

Отклонение заявок на участие в тендерах, невозможность обеспечить заявку, исполнение контракта или гарантийные обязательства, отказ подписывать контракт, нарушение условий контракта — все это чревато последствиями для бизнеса.

Ошибка 2. Искать закупки только на одной электронной площадке

На рынке тендеров проводятся закупки разного вида. Сведения о них могут размещаться на нескольких ресурсах — как государственных, так и коммерческих. Если искать закупки только на одной площадке, есть риск не узнать о других госзаказах и упустить подходящие.

На каких площадках и как искать закупки, рассказываем в модуле 3.

Ошибка 3. Не учитывать, что на подготовку к участию в торгах нужно время

Чтобы начать искать госзакупки, подавать заявки на участие в них и получать заказы, нужно предварительно сделать ряд шагов.

Для участия в гостендерах обязательна регистрация в ЕИС. Регистрация на портале и работа с ним невозможна без сертификата электронной подписи, подтвержденного профиля бизнеса на «Госуслугах», нужных программ и правильно настроенного компьютера.

Кроме того, торги проходят не на портале госзакупок, а на электронных торговых площадках. После регистрации в ЕИС участника автоматически аккредитуют на восьми основных федеральных ЭТП. На остальных нужно получать аккредитацию отдельно. Подробнее об этом рассказываем в модуле 2.

Ошибка 4. Читать закупочную документацию невнимательно

К извещениям о закупке заказчики прикладывают документы. В них подробно прописаны все требования как к оформлению заявки на участие в тендере, так и к товарам, способу их упаковки и поставки.

Задача потенциальных поставщиков — тщательно изучить все положения этих документов. Только так получится правильно подать заявку и понять, удастся ли в случае победы в тендере выполнить заказ.

Где и какую информацию о тендере смотреть, рассказываем в уроке 3.4.

Ошибка 5. Подать заявку с недочетами

К заявке нужно приложить полный комплект документов, которые запросил заказчик. При этом документы должны быть заполнены грамотно. Важно соблюсти требования по оформлению и проследить, чтобы в формах не было ошибок.

Заявку могут отклонить, например, из-за неверно указанной размерности в характеристиках товара, ошибок в словах.

О подаче заявок на участие в тендерах разного вида рассказываем в модуле 4.

Чтобы ничего не упустить, можно воспользоваться нашим чек-листом.

Ошибка 6. Не продумать заранее, как обеспечить заявку

В некоторых закупках требуется обеспечение заявки. Внести его участник тендера может как из своих средств — для этого они должны храниться на спецсчете для закупок, — так и с помощью банковской гарантии. Для начала стоит определиться со способом обеспечения.

Обеспечение «уходит» заказчику, когда участник тендера подает заявку. Поэтому роль играет наличие спецсчета для участия в госзакупках и достаточный объем средств на нем либо своевременное оформление гарантии и ее соответствие требованиям заказчика.

Если с обеспечением возникнут проблемы, заявку на участие в тендере отклонят.

Подробнее об обеспечении в закупках можно узнать из модуля 5.

Ошибка 7. Не учитывать часовой пояс заказчика

Можно участвовать в закупках, которые проводят заказчики из любого региона страны. При этом часовые пояса заказчика и бизнеса могут различаться.

В извещении о тендере обязательно указывается, по какому времени работает заказчик. По нему совершаются все действия: начинается и заканчивается прием заявок, стартуют торги в рамках аукциона, рассматриваются части заявок на участие в конкурсе.

Из-за разницы во времени можно лишиться возможности участвовать в тендере или возможности выиграть его.

Как проходят закупки разного вида, рассказываем в модуле 4.

Ошибка 8. Не посчитать заранее, выгодно ли выиграть тендер

В большинстве закупок побеждает тот, кто предложил товары или услуги по самой низкой цене. При этом для бизнеса главное — получить прибыль. В погоне за выигрышем можно подписать контракт, который принесет убыток.

Ошибка 9. Надолго «заблокировать» деньги бизнеса

Заказчик может требовать от победителя торгов обеспечение исполнения контракта. При этом бывают контракты на полгода, год, а сумма обеспечения возвращается только после исполнения. На это время средства предприятия «зависают» на счету заказчика.

Подробнее об исполнении контракта рассказываем в модуле 7, о способах обеспечить его исполнение — в модуле 5.

Ошибка 10. Нарушить сроки подписания и исполнения контракта

Победителю тендера важно вовремя подписать контракт, иначе возникнет риск попасть в реестр недобросовестных поставщиков с запретом на дальнейшее участие в закупках.

Кроме того, при исполнении контракта важно соблюдать все условия сделки, в том числе по срокам отгрузки товара или завершению работ. За просрочки на этом этапе также предусмотрены санкции со стороны заказчика.

О том, какие последствия могут быть, если нарушить сроки исполнения контракта, рассказываем в уроке 7.3.