Как организовать работу коллектива в сфере ЖКХ: 3 правила для управляющей компании

Правило № 1: Управляющий — главнее бухгалтера

УК решают много разных задач: от текущего ремонта до расчётов с жителями, от ежедневной работы в доме и во дворе до сезонных кампаний. Дедлайны — жёсткие: нужно быстро реагировать на заявки от жителей, регулярно проверять счётчики, ремонтировать оборудование и красить подъезды. Поэтому от грамотного управления и правильной иерархии зависит многое.

Чаще всего управляющие компании ЖКХ строят обычную структуру, где все подчиняются директору и другим сотрудникам офиса: главному бухгалтеру, юристу, начальнику отдела кадров. Другие сотрудники «с земли», включая управляющего (в некоторых структурах — мастера участка) и инженера оказываются в иерархии ниже.

В итоге управляющий превращается в дорогостоящего курьера, занятого бумажной работой и разъездами по поручениям центрального офиса: привезти накладную, затем переделать её, отчитаться по бюджету и так далее.

Но чтобы компания эффективно развивалась, всё нужно устроить наоборот. В частности, придерживаться правила: никто в центральном офисе не отдаёт распоряжений управляющему. Наоборот: бухгалтер, юрист и другие работники оказывают управляющему услуги, которые облегчают его работу.

Правило № 2: Управляющему — стратегические задачи и мотивацию

В грамотно построенной структуре без бюрократии управляющий может сосредоточиться на увеличении прибыли компании. Например, обосновать жителям повышение тарифов, предлагать дополнительные услуги УК, сдать нежилые помещения или сменить арендаторов на более платёжеспособных.

С другой стороны, управляющий распределяет расходную часть бюджета — и ищет оптимальный баланс между качеством и стоимостью работ. Именно управляющий определяет, сколько нужно слесарей и электриков, ищет подрядчиков и решает, как оплачивать их труд.

Делать всё это эффективно управляющий сможет, если ему чётко поставлены задачи: повышение дохода компании и оптимизация бюджета. А чтобы сотрудник правильно расставил приоритеты между стратегической и рутинной работой, предусмотрите мотивацию. Например, премии за повышение доходов на участке.

Еще один шаг к оптимальным расходам поможет сделать решение СберБизнеса для ЖКХ. В сервис входит автоматический анализ издержек управляющей компании, единый учёт, хранение данных об объектах и управления заявками населения. Для удобного взаимодействия с жителями есть мобильное приложение. Решайте распространённые проблемы и автоматизируйте работу УК за 0 рублей.

Правило № 3: Роли управляющего и инженера — разделить

В некоторых УК обязанности управляющего и инженера исполняет один человек, но это не самая эффективная схема. Если задача управляющего в коммуникации с жителями и планировании работ, то инженер концентрируется на исполнении.

Нарастить эффективность технического обслуживания домов помогает правильная мотивация инженера. Многие УК в качестве KPI используют метрику закрытия проблем: работу инженера оценивают по скорости ответа на заявки и решения проблем.

Но бывает так, что лифт отремонтировали быстро, а через месяц он сломался снова, или протечка постоянно возникает в одном и том же месте. Тогда получается, что заявок закрыто много, а задача не решена. Поэтому оценивать работу инженера лучше исходя из сокращения числа заявок и аварий — тогда работа будет сделана качественно, и компания не потратит деньги впустую.

Как и управляющему, инженеру полезно поставить стратегические задачи: в том числе проработку планов по техническому развитию УК, повышение качества работ, экономию ресурсов, разработку системы предупреждения аварий.

О том, как повысить продуктивность офисных сотрудников, читайте в нашем материале

Коротко о главном:

Чтобы УК зарабатывала и развивалась, руководство нужно передать в руки ключевых сотрудников — управляющего и инженера.

Им важно ставить стратегические задачи.

Кроме того, обоим нужна правильная мотивация: доход управляющего должен зависеть от доходов участка, а доход инженера — от качества проделанных работ.