Автоматизировать управляющую компанию ЖКХ за 5 шагов: инструкция
Автоматизация процессов в УК помогает экономить, наращивать доходы и прибыль. Главное — сделать всё грамотно. Например, внедрять правильные программы, собирать точные данные и анализировать показатели. Разбираемся, в каком порядке действовать и на что обратить внимание.
Автоматизировать управляющую компанию ЖКХ за 5 шагов: инструкция
Автоматизация процессов в УК помогает экономить, наращивать доходы и прибыль. Главное — сделать всё грамотно. Например, внедрять правильные программы, собирать точные данные и анализировать показатели. Разбираемся, в каком порядке действовать и на что обратить внимание.
Эксперт:
Павел Соколов
коммерческий директор платформы Doma.ai
Шаг 1: Проверьте данные о фонде для начислений
Во многих УК данные о домах всё ещё хранятся разрозненно, а частично — на бумаге. Сотрудники при вводе сведений могут называть объекты по-своему, и не все из них учитывают новую информацию.
Бывает, расчётный центр делает начисления по адресу, записанному в одном формате, а бухгалтер работает с другим. Получаются системно два разных адреса, и возникают ошибки: «г. Москва» и «Москва», «ул. Ленина» и «улица Ленина» и так далее.
Эксперт:
Павел Соколов
коммерческий директор платформы Doma.ai
Около 95% УК путаются в данных о домах, которыми управляют. Не знают их точной площади, количества подъездов, этажности, наличия лифтов и мусоропроводов. Это приводит к ошибочным расходам. Например, фактически объём жилого фонда в управлении составляет 10 тысяч квадратных метров, а в базе данных указано 11 тысяч — и бухгалтер рассчитывает больше расходов, чем нужно. Инженер может заключить договор на обслуживание лифта для дома, в котором лифта нет. Или кто-то не учёл нежилое помещение, на которое ежемесячно не начисляется 50 тысяч рублей, и компания теряет 600 тысяч рублей в год.
Автоматизация на основе ложной информации бессмысленна — сначала нужно собрать актуальные данные и устранить хаос. Посчитайте в каждом доме подъезды, квартиры и площадь. Установите правила ввода адресов, создайте файл с корректным списком всех адресов и поручите сотрудникам пользоваться только этим единственно верным перечнем.
Шаг 2. Исключите направления, которые уже автоматизированы
В УК две группы функций: производственные и обеспечивающие. За обеспечивающие отвечают офисные работники — бухгалтеры, юристы, экономисты, кадровики. Работа каждого из них, как правило, уже автоматизирована.
Не пытайтесь свести всё в один большой программный продукт. Например, лучше 1С для бухгалтерии пока ничего нет, поэтому не стоит заставлять бухгалтера работать в другой программе или лишать юриста инструментов, интегрированных с судами.
Нужно научиться собирать данные в единое целое из разных источников и анализировать их. С этим помогут программы-дашборды — удобный инструмент управления предприятием.
Шаг 3. Выберите правильные продукты для остальных функций
Программы стоит подбирать для тех направлений, которые не автоматизированы. Например, решение для ЖКХ от Сбера подходит для диспетчерской, управления и работы с заявками и подбора выгодных подрядчиков. Удалённая диспетчерская может сократить расходы на приём заявок от жителей до 50%.
Шаг 4. Подключите телеметрию
Чтобы не терять прибыль, УК необходимо точно контролировать расход ресурсов: собирать данные с общих и индивидуальных приборов учёта в домах, показатели, которые жители передают в УК, и данные из ресурсоснабжающих организаций. Всё вместе это — баланс ресурсоснабжения: сколько ресурсов пришло и как этот объём распределился по потребителям.
Данные часто собираются некорректно, и возникают ошибки в расчётах. Проблема усугубляется тем, что на функцию сбора и расчёта данных непросто найти квалифицированный персонал. Кроме того, случаются утечки, а недобросовестные потребители могут подключаться к чужому абонентскому вводу.
Быстро выявлять такие проблемы помогает телеметрия — система, при которой умные приборы учёта автоматически передают показатели в облако. Данные попадают на сервер, и автоматически формируется отчёт. Его могут использовать и клиенты, и сотрудники УК. Например, если где-то возник существенный рост потребления, можно предположить, что произошла утечка или незаконный врез.
Заменять приборы учёта можно постепенно — ставить новые с телеметрией по мере окончания сроков службы старых.
Шаг 5. Упростите работу с ГИС ЖКХ
Все УК обязаны взаимодействовать с государственной системой ГИС ЖКХ. В том числе — размещать информацию о компании и её деятельности, отвечать на заявки жителей, обмениваться информацией с соцслужбами. Чтобы своевременно отвечать на запросы, УК приходится постоянно мониторить сайт. Облегчить нагрузку на сотрудников тоже помогает автоматизация.
В ГИС ЖКХ работать непросто: долгая регистрация, неудобный поиск нужного раздела, не всегда с первого раза загружаются отчёты. В Решении Сбера для ЖКХ обмен данными с ГИС ЖКХ происходит автоматически. Теперь УК могут не переживать, что пропустили важный запрос или не успели ответить. Встроенный программный комплекс соберёт все запросы в режиме онлайн, уведомит УК и структурирует их в единую таблицу. Информацию можно вносить прямо в таблицу — вручную или автоматически. А если сотрудники УК не успеют отреагировать на сообщение, программа ответит сама, чтобы не было штрафа за непредоставление информации в установленные сроки.
Скоро таким же образом можно будет обрабатывать заявки от жителей из ГИС ЖКХ. На них нужно отвечать в течение 3–5 дней, поэтому заявки будут отражаться на платформе с пометками о важности.
Коротко о принципах автоматизации УК
.
Автоматизация идёт на пользу компании, когда все процессы приведены в порядок. Шаг по сбору и объединению информации пропускать нельзя.
.
Само по себе внедрение новых программ не означает повышения эффективности предприятия — нужно делать расчёты и выбирать те продукты, которые обеспечат экономию или увеличение прибыли.
.
Начинать стоит с расчёта возможной экономии от установки системы телеметрии — и приступать к её внедрению.
.
Взаимодействие со сторонним ПО, таким как ГИС ЖКХ, тоже стоит автоматизировать.
.
Уже автоматизированные процессы менять не нужно. Исключение: если они плохо работают.
.
Единого оптимального программного продукта для УК ЖКХ не существует, поэтому выбирать надо отдельные программы для каждого направления, а затем сводить всю информацию в единый статистический инструмент.
Больше материалов по теме «Развитие бизнеса»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live